Quelle
Jeder Kanal, über den Kunden Sie erreichen, wird angebunden — auch der, den heute nur eine Person im Blick hat.
- Formular, WhatsApp, Telefon
- Lead Ads, E-Mail
- Herkunft wird mitgeschrieben
Automation & Systems
Eine Anfrage, die niemand sieht, ist verlorenes Geld.
Formular, WhatsApp, Anruf, Lead Ads, E-Mail: Wir führen alle Eingänge in ein CRM zusammen — als Vorgang mit Zuständigkeit und Frist, nicht als Zettel im Postfach. Kein doppeltes Erfassen, keine Anfrage, die im Urlaub liegen bleibt.
- Fünf Quellen, ein EingangAlles landet im gleichen System.
- DublettenprüfungBekannter Kunde, bestehender Vorgang.
- Ihre ZugängeCRM-Konto und Daten bleiben bei Ihnen.
CRM · Eingang heute
WEBTerrassenüberdachung, 24 m²Formular · vollständig · Frist 2 Std.Team Vertrieb
WARückfrage zum Angebot 2049WhatsApp · bestehender KundeFrau Berg
TELAnruf 14:12, 7 Min.Telefon · Nummer aus Google AdsNotiz offen
ADSLead Ads: Carport AngebotMeta · Einwilligung vorhandenTeam Vertrieb
MAILGleiche Nummer wie Vorgang 2049E-Mail · als Dublette erkanntzusammengeführt
Beispieldarstellung mit erfundenen Vorgängen. Welche Felder, Fristen und Zuständigkeiten gelten, legen Sie fest.
Der Weg einer Anfrage — vier Stationen, keine Lücke
Die meisten Betriebe verlieren Anfragen nicht beim Verkaufen, sondern zwischen den Systemen: im Postfach, auf dem Notizblock, im privaten Handy. Dieser Weg schließt genau diese Lücken.
CRM
Kontakt und Vorgang entstehen automatisch. Bekannte Nummern und Adressen werden erkannt und zusammengeführt.
- Dublettenprüfung
- Felder nach Ihrem Schema
- Verlauf an einem Ort
Aufgabe
Aus dem Vorgang wird Arbeit mit Namen und Frist. Bleibt sie liegen, erinnert das System — nicht der Chef.
- Zuständigkeit und Frist
- Eskalation bei Überschreitung
- Wiedervorlage nach Angebot
Auswertung
Am Monatsende steht, woher Anfragen kamen, wie schnell reagiert wurde und was daraus geworden ist.
- Anfragen je Quelle
- Reaktionszeit
- Abschlussquote
Was Sie festlegenFelder, Fristen, Zuständigkeiten und die Frage, welche Quelle Priorität hat.
Was wir einrichtenAnbindung, Dublettenprüfung, Aufgabenregeln, Auswertung und die Einweisung Ihres Teams.
Wenn kein CRM da istDann beginnt es beim CRM selbst — Anbindung ohne saubere Grundlage bringt nichts.
Fünf Quellen, die fast jeder Betrieb hat
Für jede gilt dieselbe Frage: Was kommt automatisch, und was muss ein Mensch ergänzen? Wir sagen bei jedem Kanal, wo die Grenze liegt — auch wenn die Antwort unbequem ist.
Web-Formular
Der saubere Fall: Felder sind definiert, die Daten kommen strukturiert an und die Herkunft der Anfrage steht mit dabei.
- Automatisch
- Alle Felder, Seite, Kampagne, Zeitpunkt
- Bleibt manuell
- Fachliche Einordnung, wenn der Kunde frei schreibt
Der Kanal, den Kunden am liebsten nutzen — und der am häufigsten auf einem privaten Handy endet. Über die offizielle Business-Schnittstelle landet er im CRM.
- Automatisch
- Nachricht, Nummer, Verlauf, Zuordnung zum Kontakt
- Bleibt manuell
- Antwort und Freigabe durch eine Person
Telefon
Kein Mitschnitt, aber auch kein verlorener Anruf: Wir erfassen, dass angerufen wurde, und legen daraus einen Vorgang, den das Team in Sekunden ergänzt.
- Automatisch
- Nummer, Zeitpunkt, Dauer, Quelle der Nummer
- Bleibt manuell
- Inhalt als kurze Notiz — Aufzeichnung nur mit Einwilligung
Meta Lead Ads
Anfragen entstehen direkt in Facebook oder Instagram. Ohne Anbindung liegen sie im Werbekonto — meist unbemerkt, bis jemand nachsieht.
- Automatisch
- Formularfelder, Kampagne, Einwilligungsnachweis
- Bleibt manuell
- Qualifizierung — die Hürde ist niedrig, die Streuung höher
Der unstrukturierte Rest: Anfragen, Rückfragen und Anhänge in einem Postfach, auf das oft mehrere Personen zugreifen.
- Automatisch
- Zuordnung zum Kontakt, Anhänge am Vorgang, Verlauf
- Bleibt manuell
- Entscheidung, ob es eine neue Anfrage ist
Weitere Quellen
Portale, Branchenverzeichnisse, Shop-Bestellungen oder Warenwirtschaft: Wenn es eine Schnittstelle oder einen Export gibt, lässt es sich anbinden.
- Voraussetzung
- Schnittstelle, Export oder Weiterleitung
- Prüfung
- Vor dem Angebot, mit klarer Aussage zur Machbarkeit
Systeme ohne fertige Schnittstelle verbinden wir über die API-Integration. Wenn noch kein CRM im Einsatz ist, fangen wir beim CRM.
Vom kostenlosen Einstieg bis zum Konzernsystem
Wir binden das System, das zu Ihrer Größe passt — und sagen offen, wenn ein kostenloser Tarif für Ihren Fall völlig ausreicht. Teurer wird es durch Lizenzen, nicht durch bessere Ergebnisse.
Kostenlos oder sehr günstig
für Betriebe bis wenige Nutzer, oft ausreichendHubSpot Free
Zoho CRM
Bitrix24
Google Workspace
Airtable
Mittelstand
mehrere Teams, Angebote und AuswertungPipedrive
HubSpot
monday CRM
weclapp
Lexware Office
Große Systeme und Fachsoftware
wenn Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Konzernvorgaben mitspielenSalesforce
Microsoft Dynamics
SAP
DATEV
Branchensoftware
Einführung in vier Schritten
Die Zeitangaben sind Richtwerte aus vergleichbaren Projekten — kein Versprechen. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt vor allem davon, wie schnell Zugänge und Entscheidungen vorliegen.
- 01Richtwert: 1 Woche
Aufnahme
Wir gehen durch, wie Anfragen heute hereinkommen, wer sie bearbeitet und wo sie verloren gehen. Dazu prüfen wir Zugänge und Schnittstellen der beteiligten Systeme.
- Kanalliste
- Feldschema
- Machbarkeit je Quelle
- 02Richtwert: 1–3 Wochen
Aufbau
Quellen werden angebunden, Felder zugeordnet, Dublettenprüfung und Aufgabenregeln eingerichtet. Zuerst in einer Testumgebung, mit Beispieldaten statt Kundendaten.
- Anbindung der Quellen
- Regeln für Zuständigkeit
- Testumgebung
- 03Richtwert: 1–2 Wochen
Test mit echten Anfragen
Parallelbetrieb: Anfragen laufen in das CRM und weiterhin wie bisher. So sehen Sie, ob nichts fehlt, bevor der alte Weg abgeschaltet wird.
- Parallelbetrieb
- Fehlerliste
- Einweisung des Teams
- 04laufend
Betrieb
Alter Weg aus, Auswertung. Danach beobachten wir Reaktionszeiten und Liegenbleiber und schärfen die Regeln nach — monatlich, nicht einmalig.
- Monatsauswertung
- Nachschärfen der Regeln
- Übergabe-Dokumentation
Alle Zeitangaben in diesem Block sind Richtwerte zur Orientierung und keine Zusicherung. Der verbindliche Zeitraum steht im Angebot. Lizenzkosten des CRM und Gebühren der Kanäle — etwa der WhatsApp-Business-Schnittstelle — zahlen Sie direkt an den jeweiligen Anbieter.
Häufige Fragen
Fragen vor der Anbindung
Etwas Anderes offen? Schreiben Sie an info@clicknova.de, rufen Sie an unter +491712902119 oder buchen Sie ein Erstgespräch.
Brauchen wir ein neues CRM? +
Nicht zwingend. Hat Ihr bestehendes System eine Schnittstelle und wird es im Team genutzt, binden wir es. Ein Wechsel lohnt nur, wenn das alte System die Arbeitsweise blockiert — das sagen wir vor dem Angebot, nicht danach. Wer bei Null anfängt, beginnt beim CRM.
Was passiert mit Anfragen, die doppelt hereinkommen? +
Wir richten eine Dublettenprüfung über Telefonnummer und E-Mail-Adresse ein. Erkennt das System einen bestehenden Kontakt, wird die Anfrage an den vorhandenen Vorgang gehängt statt neu angelegt. Unklare Fälle landen bewusst zur Prüfung bei einer Person — automatisches Zusammenführen im Zweifel richtet mehr Schaden.
Können Telefonanrufe wirklich erfasst werden? +
Der Anruf selbst wird nicht mitgeschnitten. Wir erfassen, dass angerufen wurde — Nummer, Zeitpunkt, Dauer, Quelle der Nummer — und legen daraus einen Vorgang, den Ihr Team in Sekunden ergänzt. Aufzeichnung oder Transkription nur mit Einwilligung und nur, wenn Sie es ausdrücklich wünschen.
Ist das DSGVO-konform? +
Wir arbeiten mit Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsverträgen und dokumentierten Löschfristen. WhatsApp läuft über die offizielle Business-Schnittstelle, Meta Lead Ads nur mit passender Einwilligung im Formular. Wo eine anwaltliche Prüfung sinnvoll ist, sagen wir es statt zu beschwichtigen.
Wie lange dauert die Einführung? +
Eine einzelne Quelle ist schnell angebunden, fünf Quellen mit Dublettenprüfung und Auswertung brauchen länger. Die Zeitangaben auf dieser Seite sind Richtwerte aus vergleichbaren Projekten und keine Zusicherung — den verbindlichen Zeitraum legen wir im Angebot fest.
Was kostet die Anbindung? +
Die Einrichtung wird als Festpreis nach Zahl der Quellen und Systeme vereinbart, die Betreuung als monatliche Pauschale. Lizenzkosten des CRM und Gebühren der Kanäle zahlen Sie direkt an den Anbieter — wir schlagen darauf nichts auf.
Gehören uns die Daten und Zugänge? +
Ja. CRM-Konto, Schnittstellenzugänge und Daten liegen bei Ihnen, wir arbeiten über eigene Benutzer. Bei Beendigung entziehen Sie den Zugriff und erhalten eine Übergabe-Dokumentation samt Export. Systeme ohne fertige Schnittstelle verbinden wir über die API-Integration.
Erstgespräch
Zählen Sie auf, wo Anfragen bei Ihnen hereinkommen. Wir sagen, was sich verbinden lässt.
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Sie nennen Kanäle und Systeme, wir prüfen Schnittstellen und sagen offen, wenn ein günstigerer Tarif oder ein einfacherer Weg genügt.
- Erstgespräch kostenlos
- Festpreis für die Einrichtung
- Zugänge bleiben bei Ihnen
- Persönlicher Ansprechpartner
Lieber direkt sprechen? +491712902119 · info@clicknova.de
Mo bis Fr, 8 bis 18 Uhr