Anfragen qualifizieren
Eingehende Anfragen aus Formular, E-Mail und WhatsApp werden gelesen, nach Ihren Kriterien einsortiert und mit fehlenden Angaben nachgefragt.
- Vollständigkeit geprüft
- Dringend oder nicht
- Direkt im CRM angelegt
Freigabe optional
Automation & Systems
Die Büroarbeit, die niemand machen will, muss kein Mensch machen.
Anfragen qualifizieren, Angebote vorbereiten, Termine koordinieren, Dokumente auslesen: Software erledigt den Vorlauf, Ihr Team entscheidet und gibt frei. Angebunden an das CRM, die E-Mails und den Kalender, mit denen Sie ohnehin arbeiten.
- Freigabe beim MenschenNichts geht ohne Bestätigung nach außen.
- Verarbeitung in der EUAV-Vertrag und Protokoll je Schritt.
- Ein Ablauf zuerstMessen, dann erweitern — nicht umgekehrt.
Ablauf · Anfrage → Angebot
- 1Anfrage aus Formular, E-Mail oder WhatsAppautomatisch
- 2Angaben prüfen, Rückfragen stellen, einordnenautomatisch
- 3Kunde und Vorgang im CRM angelegtautomatisch
- 4Angebotsentwurf aus Ihrer Preislisteautomatisch
- 5Prüfen und freigebenMitarbeiter
- 6Versand, Termin, Wiedervorlageautomatisch
Beispieldarstellung. Welche Schritte bei Ihnen automatisch laufen dürfen, legen wir gemeinsam fest.
Sechs Vorgänge, bei denen sich der Aufwand fast immer lohnt
Gemeinsam haben sie dreierlei: Sie wiederholen sich, sie folgen Regeln, und sie kosten Ihr Team täglich Zeit. Wir beginnen mit einem davon — dem, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst.
Angebote vorbereiten
Aus Anfrage, Preisliste und Vorlagen entsteht ein Angebotsentwurf. Sie prüfen Positionen und Preis und geben frei — der Versand läuft dann automatisch.
- Positionen aus Ihrer Preisliste
- Entwurf statt Blatt Papier
- Wiedervorlage automatisch
Freigabe verpflichtend
Termine koordinieren
Aufmaß, Beratung, Montage: Vorschläge aus dem freien Kalender, Bestätigung per E-Mail oder WhatsApp, Erinnerung vor dem Termin.
- Kalender bleibt die Quelle
- Absagen lösen Nachrücken aus
- Erinnerung senkt Leerfahrten
Freigabe optional
E-Mail-Antworten entwerfen
Wiederkehrende Fragen — Lieferzeit, Zuständigkeit, Unterlagen — werden mit Bezug auf den Vorgang beantwortet. Als Entwurf im Postfach, nicht ungelesen versendet.
- Ton und Formulierungen nach Vorgabe
- Unsichere Fälle markiert
- Verlauf bleibt nachvollziehbar
Freigabe verpflichtend
Dokumente auslesen
Rechnungen, Lieferscheine, Aufmaßblätter und PDF-Formulare werden ausgelesen und als strukturierte Daten weitergegeben — statt abgetippt.
- Felder nach Ihrem Schema
- Unklare Werte zur Prüfung
- Übergabe an CRM oder ERP
Prüfung bei Unsicherheit
Reporting
Zahlen aus CRM, Buchhaltung und Werbekonten landen in einem Bericht, der sich selbst füllt — inklusive einer verständlichen Zusammenfassung.
- Fester Termin, gleiche Form
- Auffälligkeiten hervorgehoben
- Kein Kopieren aus Tabellen
Läuft automatisch
Größere Abläufe über mehrere Systeme gehören zur Prozessautomatisierung. Wenn Kundendaten die Grundlage sind, lohnt zuerst ein Blick auf das CRM. Für Inhalte und Pflege der Website selbst gibt es den AI Site Manager.
Demo-Werte, keine Versprechen
Vorher und nachher: die Zeit pro Vorgang
Ein erfundenes Beispiel für einen Handwerksbetrieb mit rund 60 Anfragen im Monat. Die Form der Rechnung ist echt, die Zahlen nicht — Ihre Ausgangswerte messen wir vor der Einrichtung.
Anfrage qualifizierenLesen, nachfragen, einordnen, anlegen
Angebot erstellenPositionen zusammenstellen, schreiben, senden
Termin abstimmenTelefonieren, verschieben, erinnern
Dokument abtippenLieferschein oder Aufmaßblatt erfassen
MonatsberichtZahlen sammeln, Tabelle bauen, kommentieren
Beispielhafte Ersparnis
≈ 28 Std.im Monat bei 60 Anfragen — Demo-RechnungBleibt beim Menschen
FreigabeAngebot, Antwort und Preis prüft eine PersonMesspunkt
Vor dem StartWir nehmen Ihre Ausgangszeiten auf, sonst ist die Rechnung wertlosAlle Zeit- und Mengenangaben in diesem Block sind Demo-Werte zur Veranschaulichung und keine Zusicherung. Die tatsächliche Ersparnis hängt von Menge, Datenqualität, Systemlandschaft und der Frage, wie viele Schritte ohne Freigabe laufen dürfen.
Automatisierung bringt nur etwas, wenn sie an Ihre Systeme reicht
Wir bauen keine Insel. Die Abläufe greifen auf die Systeme zu, in denen Ihre Daten heute liegen — über Schnittstelle, wo es eine gibt, sonst über Export und Import.
CRM
WhatsApp Business
E-Mail
Kalender
ERP
CRM
Kunde, Vorgang und Verlauf werden angelegt und gepflegt. Ohne saubere Grundlage im CRM läuft der Rest ins Leere.
WhatsApp Business
Anfragen und Terminbestätigungen über den Kanal, den Kunden ohnehin nutzen — über die offizielle Business-Schnittstelle, nicht über ein privates Konto.
Eingang lesen, zuordnen, Entwürfe ablegen. Der Versand erfolgt aus Ihrem Postfach, damit Verlauf und Signatur stimmen.
Kalender
Freie Zeiten lesen, Termine anlegen, Erinnerungen senden. Der Kalender bleibt die verbindliche Quelle, nicht eine Kopie.
ERP
Artikel, Preise und Belege übernehmen, sofern das System eine Schnittstelle oder einen geplanten Export bietet. Sonst sagen wir es vorher.
Drei Ausbaustufen — der Preis entsteht im Angebot, nicht auf dieser Seite
Der Umfang unterscheidet sich vor allem in der Zahl der Abläufe und der angebundenen Systeme. Was es kostet, sagen wir, sobald wir Ihre Vorgänge gesehen haben — vorher wäre jede Zahl geraten.
Ein Ablauf
Für Betriebe, die zuerst sehen wollen, ob sich das trägt — meist Anfragen qualifizieren oder Termine.
einmalig, Festpreis · Betrieb: monatlich
- Ein Vorgang, klar abgegrenzt
- Ein System angebunden
- Messung des Ausgangswerts
- Einweisung und Kurzdoku
Anfrage bis Angebot
Für Betriebe, bei denen der Vorlauf bis zum Angebot die meiste Zeit kostet.
einmalig, Festpreis · Betrieb: monatlich
- Drei bis vier verbundene Abläufe
- CRM, E-Mail und Kalender angebunden
- Freigabeschritte nach Ihren Regeln
- Monatliche Auswertung der Laufzeiten
Betrieb & Erweiterung
Für Unternehmen, bei denen Abläufe laufen und über Abteilungen hinweg wachsen sollen.
monatlich, nach Aufwand · Erweiterungen je Ablauf als Festpreis
- Mehrere Abteilungen und Systeme
- ERP- oder Branchensoftware-Anbindung
- Fehler- und Qualitätsprüfung im Betrieb
- Fester Ansprechpartner, Reaktionszeit vereinbart
Zur Einordnung: Die Einrichtung wird als Festpreis pro Ablauf vereinbart, der Betrieb als monatliche Pauschale nach Aufwand. Hinzu kommen die Nutzungskosten des Modell-Anbieters, die nach verarbeiteter Menge abgerechnet werden — diese Kosten laufen über Ihr eigenes Konto und werden nicht von uns aufgeschlagen.
Häufige Fragen
Fragen, die bei KI zuerst kommen
Etwas Anderes offen? Schreiben Sie an info@clicknova.de, rufen Sie an unter +491712902119 oder buchen Sie ein Erstgespräch.
Entscheidet die KI selbst? +
Nein. Wir bauen Abläufe so, dass die Software vorbereitet und ein Mensch freigibt: Angebot, Antwort und Preis gehen erst nach Bestätigung heraus. Nur klar unkritische Schritte — Anfragen sortieren, Daten anlegen, erinnern — laufen ohne Rückfrage. Welche Schritte das sind, legen Sie fest, nicht wir.
Was passiert mit unseren Daten? +
Wir klären vor dem Start, welche Daten das Modell überhaupt sieht, und trennen Kundendaten von Beispieldaten. Verarbeitung in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Protokoll über jeden automatisierten Schritt. Wo ein Anbieter das nicht zusichern kann, setzen wir ihn nicht ein — auch wenn er günstiger wäre.
Was kostet das? +
Die Einrichtung wird als Festpreis pro Ablauf vereinbart, der Betrieb als monatliche Pauschale nach Aufwand. Dazu kommen die Nutzungskosten des Modell-Anbieters, abgerechnet nach verarbeiteter Menge über Ihr eigenes Konto. Einen Pauschalpreis nennen wir nicht, bevor wir Ihre Abläufe gesehen haben.
Wie lange dauert die Einrichtung? +
Ein einzelner Ablauf ist deutlich schneller einsatzbereit als eine Kette über mehrere Systeme. Wir starten bewusst mit einem Vorgang, messen das Ergebnis und erweitern erst danach. Den Zeitraum legen wir im Angebot fest.
Funktioniert das mit unserem CRM und ERP? +
In der Regel ja, sofern das System eine Schnittstelle oder einen planbaren Export bietet. Wir prüfen das vor dem Angebot und sagen offen, wenn eine Anbindung technisch oder wirtschaftlich nicht sinnvoll ist. Wer noch kein System hat, beginnt beim CRM.
Was, wenn die KI etwas falsch macht? +
Deshalb steht die Freigabe an jeder Stelle, an der etwas nach außen geht. Jeder Schritt wird protokolliert, unsichere Fälle werden markiert und an eine Person übergeben. In den ersten Wochen prüfen wir die Trefferquote gemeinsam mit Ihnen und schalten Schritte erst dann auf „ohne Rückfrage", wenn die Zahlen es hergeben.
Sind die Zeitangaben auf dieser Seite echt? +
Nein, es sind Demo-Werte zur Veranschaulichung. Wie viel Zeit ein Ablauf tatsächlich spart, hängt von Menge, Datenqualität und Ihren Systemen. Wir nehmen Ihre Ausgangszeiten vor der Einrichtung auf — sonst lässt sich hinterher nichts überprüfen.
Erstgespräch
Nennen Sie uns den Vorgang, der am meisten Zeit frisst.
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Wir gehen den Ablauf Schritt für Schritt durch, schätzen ein, was sich automatisieren lässt — und sagen offen, wenn eine einfache Vorlage oder ein Formular günstiger wäre als KI.
- Erstgespräch kostenlos
- Festpreis je Ablauf
- Freigabe bleibt beim Menschen
- Persönlicher Ansprechpartner
Lieber direkt sprechen? +491712902119 · info@clicknova.de
Mo bis Fr, 8 bis 18 Uhr